Was ändert sich für Arbeitgeber?

Das Betriebsrentenstärkungsgesetz setzt einige positive und zielgerichtete Anreize für Arbeitgeber und deren Arbeitnehmer. Einfacher ist die Betriebsrente in ihrer Gesamtheit dadurch sicherlich nicht geworden. Die Absicht des Gesetzgebers war es, eine Verbesserung des Verbreitungsgrades der betrieblichen Altersversorgung zu erreichen. Neben arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Neuerungen bringt das Gesetz auch einige steuerrechtliche Änderungen, die zum 01.01.2018 in Kraft getreten sind.

Sozialpartnermodell

Das Sozialpartnermodell stellt eine völlig neue Form der bAV dar und wird als eigenes Instrument neben die bisher bekannten Möglichkeiten treten. Damit steht den Tarifparteien die Einführung von reinen Beitragszusagen (Zielrente) offen. Ein Novum besteht darin, dass in der Zielrente keine Garantien ausgesprochen werden dürfen (pay and forget). Das enthaftet den Arbeitgeber und das Anlagerisiko liegt vollständig beim Arbeitnehmer (get and hope). Dieses Modell steht aber nur dann zur Verfügung, wenn es von den Sozialpartnern (Tarifparteien; bspw. Arbeitgeberverbände und Gewerkschaften) in entsprechenden Tarifverträgen vereinbart ist.

Pflichtzuschuss für Arbeitgeber

Ebenfalls neu ist die verpflichtende Weitergabe der Sozialversicherungsersparnis in Höhe von 15 Prozent für Neuverträge ab dem 1. Januar 2019 (für Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds nach § 3 Nr. 63 EStG). Für Bestandsverträge gilt jedoch eine Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2022 gilt. Darauf sollten sich Arbeitgeber rechtzeitig einstellen und entscheiden, wie sie mit bereits bestehenden Zuschussregelungen umgehen.

Anhebung des Fördervolumens

Die höhere Fördergrenze in den Durchführungswegen des § 3 Nr. 63 EStG (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds) von acht Prozent der Beitragsbemessungsgrenze bietet eine willkommene Erhöhungsmöglichkeit für die Arbeitnehmer, die die bAV bereits bis zu den bisherigen Fördergrenzen nutzen.
Zu beachten ist hierbei, dass auch weiterhin die Sozialversicherungsfreiheit auf 4 Prozent der BBG-West begrenzt ist.

Förderbeitrag für Geringverdiener

Der Arbeitgeber kann Geringverdienern (max. € 2.200 monatliches Bruttogehalt) einen Beitrag von € 240 bis max. € 480 p.a. zahlen. Hiervon erstattet der Staat dem Arbeitgeber 30 Prozent im Wege der Verrechnung mit der vom Arbeitgeber abzuführenden Lohnsteuer.

Die Bestrebungen hin zur Digitalisierung verschiedenster Geschäftsbereiche halten zunehmend
auch Einzug in die betriebliche Altersversorgung (bAV) und deren Verwaltung. Durch die fehlende
Transparenz und zunehmende Komplexität in der bAV gerade vor dem Hintergrunddes zum 1. Januar 2018 in Kraft getretenen Betriebsrentenstärkungsgesetzes (BRSG) wird der Ruf nach digitaler Unterstützung vor allem in mittelständischen und größeren Unternehmen immer lauter. Für eine effiziente bAV-Verwaltung bedarf es schlanker Prozesse und auch des fachlichen Know-hows in der Personalabteilung. Bislang sieht die Praxis jedoch meist anders aus: Umständliche Ereignisbearbeitungen, aufwendige Ablagesysteme sowie lange Reaktionszeiten lähmen die Abläufe und führen zu einem enormen Verwaltungsaufwand. Um den zukünftig noch weiter steigenden Anforderungen gerecht zu werden, sind moderne Portallösungen gefragt, die Unternehmen das bAV-Management erleichtern. So setzt sich mittlerweile eine immer größer werdende Anzahl von Arbeitgebern aktiv mit der Digitalisierung ihrer bAV-Prozesse und den am Markt angebotenen Portallösungen auseinander.

Die Umstellung bringt Vorteile

Eine ganze Reihe von Vorteilen spricht dafür, den Einstieg in die digitale bAV zu wählen. So entsteht durch die Vernetzung der verschiedenen Akteure – Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Vermittler, externe
Dienstleister und Versicherer – mehr Transparenz. Denn alle Beteiligten haben jederzeit einen schnellen Zugriff auf die für sie relevanten Daten. Ein kompletter, tagesaktueller Überblick über das bAVVersorgungswerk, sämtliche Verträge und Unterlagen steht jederzeit bereit. Zugleich sinken die Kosten. Das digitale bAV-Management hilft Personalkosten deutlich zu reduzieren, sodass selbst Großkonzerne mit einem relativ geringen Personalaufwand für ihr bAV-Wesen auskommen. Cloud-basierte Lösungen sorgen ferner dafür, dass die HR-Fachkräfte mehr Zeit und Freiraum für die anderen Aufgaben
im HR-Bereich gewinnen können. Auch die Fehlerquote sinkt. Durch die intelligente Standardisierung von Prozessen und die portalseitig stattfindende Plausibilisierung der Eingaben bereits bei der Anlage von bAV-Vorgängen können Fehlerquellen beseitigt und damit die Häufigkeit von Rückfragen entscheidend vermindert werden. Und nicht zuletzt profitiert auch die Umwelt: Das Zeitalter der papiergebundenen bAVVerwaltung endet mit der Einführung der digitalen bAV-Akte. Die bAV kann also durch die Digitalisierung schnell, kostengünstig und rechtssicher verwaltet werden. Die daraus entstehende Entlastung schafft wichtige Freiräume für die anderen Aufgaben im HR-Bereich. Will man das bisherige analoge bAVManagement in die digitale bAV-Welt überführen, bedarf es nur weniger Schritte.

Stattdessen haben sie – historisch bedingt – Verträge von mehreren Versicherern bis hin zu einem regelrechten Wildwuchs zu bewältigen. Der Einsatz eines Portals macht nur dann Sinn, wenn das Unternehmen hiermit den gesamten Vertragsbestand sämtlicher bei ihm vorkommenden Versicherer in allen Durchführungswegen verwalten kann.
Weiter geht es um die Frage der Konzernfähigkeit. In Konzernunternehmen, sollte eine Portallösung ausgewählt werden, mit der die Konzernstrukturen und deren vielfältige Versorgungsordnungen einfach erfasst und verwaltet werden können. Dazu gehören auch Funktionalitäten zur einfachen Umsetzung von konzerninternen Wechseln sowie Betriebsübergängen
nach § 613 a BGB. Wichtig ist außerdem die Handhabung der digitalen bAV-Akte. Ermöglicht die Lösung lediglich die Anzeige von Versicherungsdokumenten (Antrag, Police, Dynamiknachträge, Wertmitteilungen und so weiter) oder erlaubt sie auch, Dokumente aus der arbeitsrechtlichen Welt zu verwalten, die den Versicherern gegebenenfalls nicht vorliegen, wie etwa Entgeltumwandlungsvereinbarungen und Gesprächsprotokolle? Wenn Portallösungen diese Funktionalität nicht leisten können, dürfte in aller Regel eine zusätzliche Aktenführung für diese Unterlagen erforderlich sein. Nächster Aspekt ist der Service für die Payroll. Ist die angebotene Portallösung in der Lage, die Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung im Arbeitsalltag nachhaltig zu unterstützen? Hierfür muss gegebenenfalls gewährleistet sein, dass bei Neueinrichtungen und auch bei jeder Veränderung nicht nur der Gesamtbeitrag der bAV-Verträge sondern auch die jeweils aktuelle Beitragsaufspaltung in die einzelnen Lohnarten geliefert wird. Hier kann es eine erhebliche Hilfe sein, wenn das angebotene Portal über Schnittstellen zu gängigen Lohn- und Gehaltsprogrammen verfügt, über welche Datensätze importiert werden können. Importschnittstellen sind insbesondere bei einem hohen Vertragsvolumen, der Einrichtung von dynamischen Versorgungen und bei den jährlichen Erhöhungen der Beitragsbemessungsgrenze relevant.
Last but not least: Datenschutz und Zertifizierung. Im Rahmen der Überführung in ein nachhaltiges digitales bAV-Management sollte auf Anbieter gesetzt werden, deren Plattformlösung höchste Verschlüsselungsstandards bietet und auf Servern in deutschen Rechenzentren läuft. Dadurch findet das strenge deutsche Datenschutzrecht Anwendung. Das Vorliegen einer Zertifizierung gemäß DIN ISO/IEC 27001 liefert einen guten Nachweis dafür, dass geeignete Sicherheitsmechanismen greifen und den hohen Anforderungen an ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) entsprochen wird.

Die Portaleinrichtung

Zu den ersten Schritten der Portaleinrichtung gehört neben der Erfassung der Firmendaten, gegebenenfalls mit Abbildung der Konzernstruktur, die Anlage der Portalzugänge für die Sachbearbeiter. Bei diesen kann es sich sowohl um interne Mitarbeiter des Arbeitgebers als auch um externe Dienstleister wie Steuerberater oder Lohnbüros sowie deren Mitarbeiter handeln, denen jeweils individuelle Berechtigungsstufen in Form von reinen Lese- oder Lese- und Schreibrechten zuerkannt werden. Hierfür sollte ein Admin-Nutzer festgelegt
werden, der die Verwaltung der Benutzerzugänge verantwortet. Im nächsten Schritt sind die Personen-
und Vertragsdaten ins Portal zu importieren. Dazu muss zunächst die Entscheidung über den zu verwaltenden Personenkreis getroffen werden. Soll es sich nur um die Mitarbeiter mit einer bestehenden Versorgung handeln oder um die gesamte Belegschaft? Letzteres bedeutet zwar einen etwas höheren Einrichtungsaufwand, bietet jedoch klare Vorteile, da damit auch das Informationsmanagement gegenüber den Mitarbeitern ohne bestehende Versorgung umfassend abgebildet werden kann. So kann die Notwendigkeit einer zusätzlichen Aktenführung für diesen Personenkreis entfallen. Einige Arbeitgeber denken bereits selbst über die Einführung eines Opting-Out-Modells auf Betriebsebene nach, andere werden künftig im Rahmen des Betriebsrentenstärkungsgesetzes über ein neues Sozialpartnermodell automatisch an einem Opting-Out-Verfahren teilnehmen. In beiden Fällen ist die Führung der Gesamtbelegschaft über das Portal nahezu unverzichtbar. Denn dann kann der gesamte Opting-Out-Prozess dort abgebildet werden, inklusive der notwendigen Dokumentation der Angebote zur Versorgung an die gesamte Belegschaft sowie der Nichtteilnahmeerklärung jener Mitarbeiter, die sich dagegen entscheiden. Wählt der Arbeitgeber die Variante, die gesamte Belegschaft über das Portal abzubilden, sind die Daten der Versicherer allein nicht ausreichend. Hier empfiehlt sich das Auslesen des Mitarbeiterbestandes aus dem HR-Programm. Einige Portalanbieter unterstützen diese Funktion über entsprechende Schnittstellen.

Laufender Portalbetrieb

Unmittelbar nach Einrichtung kann der laufende Portalbetrieb aufgenommen werden, was schnell zu einer spürbaren Entlastung führt. Nun können auch Sachbearbeiter ohne spezielles bAVFachwissen tagesaktuell Ereignisse wie die Anmeldung neuer Mitarbeiter, Namens- und Adressänderungen, Meldungen über Elternzeit oder Langzeiterkrankung, Wiederinkraftsetzungen oder das Ausscheiden von Mitarbeitern mit wenigen Klicks auslösen. Dabei werden automatisch Workflows in Gang gesetzt, sämtliche für die Umsetzung erforderliche Dokumente erzeugt sowie Mitteilungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Versicherer und gegebenenfalls auch an die Vermittler gesendet. Die generierten Dokumente werden zudem automatisch in der digitalen bAV-Akte archiviert und sind dort jederzeit leicht abrufbar. So behalten alle Akteure immer den Überblick über das gesamte bAV-Wesen und alle laufenden Vorgänge.